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高校质量管理体系程序优化

发布时间:2020-03-13 11:52:04
文章作者:清洗巴巴

按照ISO9000族标准建立质量管理体系是一项涉及一个组织全局的大事,具有一定的复杂性、相当的难度和较大的工作量,必须经过扎扎实实的工作才能达到目的,建立教学质量管理体系也不例外。通过前面系统的理论分析后,笔者建议高校独立学院在优化教学质量管理体系时,应结合实际,按照PDCA循环方法,从以下几个主要步骤和程序进行。

1.策划阶段。

首先,学校领导者必须“先天下之忧而忧”,要对IS09000族标准进行认真的学习,统- -思想认识,作出高校独立学院基于IS09000族标准建立和完善质量管理体系的决策。第二,学校最高管理者按照ISO9000族标准的原则和要求,任命管理者代表,建立专门的工作组织与机制,制定包括学习与培训、文件编制、实施、内部审核等工作计划,明确目标和职责。在全校范围内结合教育思想观念大讨论开展学习IS09000族标准理念的大活动,学习新的质量理念与管理思想,提高全员的参与意识、质量意识和服务意识。第三,建立IS09000族标准执行组织,对本校原有质量管理体系进行识别和诊断。

2.设计阶段。

首先要对学校现行管理体系、组织结构、师资队伍等各方面的现状进行调查,对照IS09000族标准要求,找出现状中的一些薄弱环节,作为学校建立教学质量管理体系的关注点。再根据经济社会的需求和教育发展的规律,按照战略管理学理论,拟定质量标准与目标,同时将质量目标分解到各职能部门和各专业中去。

3.建立阶段。

建立教育质量管理体系必须树立系统的观念,强调“质量策划”的原则,以提高服务的质量为核心,最大限度地满足学生(顾客)对教育服务质量的要求。图4- -6所示的高校独立学院教学质量管理线性流程图,从全面的质量管理理念出发,认真研究各个过程之间的接口,明确每个过程的输入和输出,明确与其他过程的联系及相互之间的影响,建立或完善以顾客(学生、家长和社会)为中心的组织运作机构,明确职责、权限和接口关系。

在构建学校质量管理体系时,对与教学活动相关的各项活动、各个系统进行线性分析和立体全面剖析,根据过程所需进行机构调整和资源合理配置,使所有影响教学质量的每个因素、每个环节、每项活动的过程都受到控制。

我们可以利用系统工程中的霍尔三维结构体系模型的思想方法构建教学质量管理体系的三维空间结构模型,通过对该模型进行“网状”分割来分析教学质量管理体系过程之间的关联性及相互作用关系,从系统角度来分析教学质量管理体系结构的有机整体性,使学校真正理解教学质量管理体系的内在联系,从而根据自身情况构建相应的质量管理体系,为学校教学质量的评估和教学质量管理体系的完善提供科学依据。

4.体系文件的编制阶段。

文件化是IS09000管理体系的重要特点。文件化就是将质量管理体系以文件的形式表达出来,形成一套书面的体系化文件,并以此作为质量管理体系运行的依据和准则。建立新的学校教育质量体系,需要在对原有管理文件进行整理补充或修正完善的基础上,建立一套新的质量管理的文件体系。

(1 )文件的内容与分类。-般而言,质量管理体系文件主要由质量手册、程序文件、作业文件三个层次的文件组成。三个层次文件的基本内容与作用如下:

第一层次的文件是总纲性质的,由质量方针和目标及质量手册组成。其中质量方针和目标可以作为质量手册的一部分,也可以单独列为- -项文件,但大多数情况下属于前者。这一层次的文件是组织确定组织(学校)方向,表述质量宗旨、目标和管理途径的纲领性文件。而质量手册是“阐明-个组织的质量方针并描述其质量体系的文件”,是一个组织质量体系文件化的结果,是质量体系运行的依据。其内容主要包括或涉及:对质量方针的阐述,与质量有关的组织结构;影响质量的管理、执行、验证或评审工作的人员职责、权限和相互关系;质量体系要素的描述;手册本身的管理办法等。

第二层次文件是指示性文件,以程序文件形式出现,目的是规定由“谁来做”,“做什么”,“何时何地”执行规定要做的事,具体落实职能分工和各部门的衔接关系。一般以过程的形式加以描述。这一层次的文件发至各部门使用,部门间以此作为协调配合的依据。由于程序文件处于体系文件结构的第二二层,因而起到了承上启下的作用。对.上它是质量手册的展开和具体化,使得质量手册中原则性和纲领性的要求得以展开和落实;对下它应引出相应的支持性文件,包括工作指导书和记录表格等。

第三层次文件是那些详细的作业文件或执行性文件,可作为操作依据。它要解决“如何做”的问题,即文件要详细描述过程和活动的具体作业方法和每一作业步骤的具体工作内容或操作要领,一般称作工作指导书。这是发至每一具体作业人员的现场工作文件。这一层次文件的详略程度是否恰当和描述的针对性,会直接影响到操作过程和工作结果的有效性。这- -层次的文件还包括报告记录表格等, - -旦记录上具体内容,就成为质量记录。它们是即时信息的传递载体,可以作为客观事实的证据,也是质量管理体系文件的有效组成成分之一, 其数量占文件的大多数,为一线人员记录或标识所用。这一层次的文件往往统称为支撑性或支持性文件,是一个组织质量体系运行的基础。

(2)体系文件的特性。质量管理体系文件作为一种具有特殊理论背景和特殊使用目的与要求的文件,在开发设计时应注意其以下特性:

①系统协调性。它包含两个方面的意思。一方面,学校作为一个大的组织系统,其内部运作涉及诸多方面的管理工作,质量管理和质量保证只是一个方面,它与组织的其他管理工作如人力资源管理、财务管理、物资管理等紧密相关,共同构成学校完整的管理体系。因此,所编制的质量体系文件只有与其他的管理性文件相互协调、相互统一,才能使学校的整个管理体系有效运行。另一方面,学校质量管理体系又自成体系,因而质量管理体系文件应考虑整个质量体系的这一-系统特征,考虑质量体系各内容之间以及各项质量活动之间相互协调、相互依赖的关系,系统地描述质量体系,规范各项质量活动,使与质量有关的各项质量活动均处于受控状态。这就要求质量体系各层次之间的文件应分布合理、相互协调,以确保组织质量方针的实施和质量目标的实现。在编写质量体系文件时一定要处理好文件之间的接口,特别要注意避免职责不清。只有这样,质量体系文件才能得到有效的贯彻和实施。

②法规性。质量管理体系文件是学校实施质量管理、开展质量保证工作的规范性依据。它既是行为的准则,同时也是开展质量教育的主要教材,因此要有一定的法规性、稳定性和连续性。质量管理体系文件对学校内部的所有员工来说,它不是-般的指导性文件,而是必须执行的指令性文件。

③继承性。如前所述,每一个组织都客观地存在着一个质量体系,这一客观存在的质量体系对保证学校的服务质量、强化员工的质量意识发挥过一-定的积极作用。学校现在按照ISO9000标准来建立健全质量体系,就是要在现有的质量体系的基础上使之进一步科学化、规范化和标准化,而不是要全部推倒重来。这就要求在编制质量体系文件时,--定要继承以往的良好经验和做法,摈弃那些落后的、不符合标准要求的习惯和规定,补充和完善现有的质量体系,使之满足当今质量管理的需要。为了实现继承性;在编写质量体系文件之前,首先应对组织现有的质量文件进行收集和整理,以便有效地将其纳人到现有的质量管理体系文件之中。

④可操作性。组织的质量管理和质量保证工作能否取得实效,关键取决于所编制的质量体系文件能否得到有效的实施。这就要求所编制的体系文件具有可操作性,务求实效,所有的文件规定都应保证在实际工作中能完全做到。

⑤唯一性。 对于一个组织来说,其质量体系只有一个 ,因此,对质量体系进行描述的质量体系文件也应该是唯一的。 具体来讲,即对同一活动,绝不允许在不同的文件中作出相互矛盾的或者重复的规定。同时,在组织内对质量体系文件的解释也应是唯一的。

⑥受控性。在一个组织内部,质量管理体系的各类文件都是受控的。各类文件的发放、修改、作废等都需要履行必要的手续,保证学校所使用的文件都是现行有效的文件。如果文件控制不严格,则文件化的质量管理体系就很容易流于形式而不能产生其应有的效果。

(3)体系文件的编制。IS09000 族标准的操作运行还需要一套“软件系统”一质量体系文件 。对于教育质量体系而言,第一级文件“质量手册”是总纲性质的。其内容主要包括形成文字的高校独立学院质量方针、.质量目标、组织机构与职责、影响质量的管理、执行、验证或评审工作的人员职责、权限和相互关系;高校独立学院教学质量管理体系相互作用的过程及确保有效的形成文字的程序;手册本身的管理办法等。它是质量体系中正式发布的与质量有关的组织总的意图和方向,通过对质量手册的制定和实施,可以连续恰当地控制和保证教育质量体系的有效运行。第二级文件“质量体系程序“中应提供完成每-项教学活动所涉及的具体细节文件,例如教学大纲、教学计划、教学质量评估计划、教学辅助软件、教案、试题库、教师工作规范、学生行为规范、教材建设、大学生创新成果管理规定等等。第三级文件则是详细的质量作业文件记录,阐明取得的结果或提供所完成活动的证据文件。例如:学生学籍表、学生成绩登记表、实习实验报告、毕业设计(论文)任务书、教学日志、教师任务书、教师考核表等等。

5.实施和运行阶段。

实施阶段主要是按照策划的结果实施过程,它对应于系统运行这-步骤。该步骤的主要内容是确保获得必要的资源和信息,以支持教学过程的运行和对这些过程的监控。这一步骤包括教学质量管理体系文件培训和质量管理体系运行过程监控两个环节。

( 1 )对全校员工进行教学质量管理体系文件的培训。员工对文件的关注和理解程度是质量管理体系文件能否有效发挥作用的关键。因此,质量管理体系文件颁布后必须对高校独立学院全体师生进行教育和培训,使师生正确理解相关条款内容并认识到贯彻执行的重要性,以保证质量管理体系文件的顺利执行。

(2 )教学质量管理体系运行过程的监控。高校独立学院在教学质量管理体系运行过程中建立监控体系来严格执行文件规定,所有各项教学活动的内容、途径和实施都必须在目标分工、时间和联系方式等方面协调一致,以保持体系的有序性,并对出现偏离标准的现象实施质量监控,通过规定时间间隔进行质量体系审核和管理评审,不断完善和改进,以确保质量体系持续的适宜性和有效性。

高校独立学院教学质量管理体系运行研究

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高校独立学院教学质量管理体系的基本框架设计

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